Politique de confidentialité

Dans sa démarche de respect de la vie privée et de sauvegarde des libertés de ses usagers et de ses agents, la commune de Meylan s'est engagée à mettre en place une procédure interne de protection des données à caractère personnel. En ce sens, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) figure comme le texte de référence en la matière. Au travers de cette politique, la ville de Meylan souhaite dévoiler, en toute transparence, les procédés qu'elle opère concernant les traitements de données personnelles de ses administrés et de ses usagers.

Qu'est-ce qu'un traitement de données personnelles ?

Vous avez raison, démarrons par l'essentiel. Il s'agit d'une opération qui porte sur des informations personnelles d'une personne physique identifiée ou identifiable. L'action de traiter est extrêmement large : elle va, par exemple, de la collecte, à la conservation, jusqu'à l'utilisation ou encore la transmission. Le traitement n'est pas forcément informatisé et les fichiers papiers peuvent donner lieu à des traitements de données personnelles. Voici quelques exemples de traitements de données personnelles : la gestion des inscriptions dans les crèches, gestion des chiens dangereux ou encore la gestion des paies des agents.

Le responsable de traitement, qui est-ce ?

La mairie de Meylan agit en qualité de responsable de traitement sur chacun des traitements de données personnelles. Pour aller plus loin, chaque responsable de service est garant de la protection portée sur les traitements dont il est le référent. Elle ou il s'assure de la légitimité du traitement, de la pertinence de la donnée collectée ou encore du niveau de sécurité apporté pour chaque opération.

Le Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO), pour quoi faire ?

Votre question est légitime. Qu'apporte-t-il de plus que le responsable de traitement. Finalement, il est en charge de la conformité de la collectivité au RGPD. Il intervient notamment auprès des services afin de conseiller les agents, vérifier les mises à jour des traitements et reste l'interlocuteur privilégié de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Mais il est également votre contact privilégié pour toute demande d'informations ou de droits. Ces mêmes droits, qui sont détaillés un peu plus bas. Le Délégué à la protection des données de la commune de Meylan est joignable à l'adresse mail suivante : dpo@meylan.fr

Une base légale vous dites ?

Oui, c'est bien cela. Chaque traitement réalisé par la ville de Meylan repose sur une base, un fondement juridique. On parle de licéité du traitement. Dans la plupart des cas il s'agira :

• D'une mission d'intérêt public : répondre aux missions qui sont confiées à la commune en qualité d'autorité publique (inscription des enfants en milieu périscolaire).
• D'une obligation légale : lorsque la mise en place du traitement est justifiée par un texte européen ou national.
• De l'exécution d'un contrat : seulement lorsque le traitement est nécessaire pour l'exécution du contrat liant la mairie de Meylan et la personne concernée

Dans d'autre cas, le traitement s'appuiera sur :

• Votre consentement : lorsque l'on vous demande d'accepter ou non que vos données personnelles fassent l'objet d'un traitement.
• L'intérêt légitime : lorsque nous poursuivons un intérêt légitime et que celui-ci ne met pas en péril vos droits et votre intérêt.
• La sauvegarde des intérêts vitaux : dans la situation où le traitement répond à des enjeux de vie ou de mort ou bien à une atteinte à la santé.

Plusieurs acteurs sont-ils susceptibles de pouvoir consulter mes données personnelles ?

Vous faites bien de demander car la réponse est oui, mais vos données ne sont pas disséminées n'importe où. La ville de Meylan agit en qualité de responsable de traitement et s'associe avec des prestataires pour mener à bien ses missions. Dans ce cas, les contrats conclus avec nos sous-traitants sont encadrés par des clauses spécifiques garantes de la confidentialité. En tout état de cause, nous veillons à ce que chaque traitement soit réalisé par une, ou lorsque cela nécessaire plusieurs personnes, habilitée(s).

Mes données personnelles sont-elles transférées en dehors de l'Union Européenne ?

Non, car dans la grande majorité des cas la mairie héberge les données qu'elle collecte, en interne. Lorsque nous faisons appel à un prestataire, la commune de Meylan s'appuie sur des garanties appropriées telles que les Clauses Contractuelles Types (CCT) pour déterminer, par exemple, la manière dont sera hébergée vos données ou bien s'assurer qu'elles ne soient pas transmises à des tiers. Par l'intermédiaire d'un registre des traitements, nous sommes à même de hiérarchiser les traitements par risque et par service afin de mieux protéger vos données personnelles.

Combien de temps gardez-vous mes données personnelles ?

Tout dépendra finalement du traitement réalisé. Pour chaque traitement de données personnelles que nous opérons, nous déterminons une durée de conservation. Ces durées sont définies selon des référentiels ou bien des déclarations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. Dans le cas où aucun texte ne définit la durée de conservation de la donnée, le responsable de traitement détermine lui-même cette durée en prenant soin de la supprimer lorsque l'objectif pour lequel il traite la donnée est atteint.

Comment sécurisez-vous mes données ?

C'est tout l'enjeu de cette politique de confidentialité, expliquer les mesures organisationnelles et techniques que la commune de Meylan a mises en place pour protéger les données personnelles. Ces mesures interviennent pour lutter contre les risques de violation des données. En d'autres termes, « il s'agit de tout incident de sécurité, d'origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l'intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de données personnelles. »

Quels sont les droits dont je dispose pour protéger mes données personnelles ?

Le RGPD consacre des droits aux usagers et aux agents, nous nous assurons que vous puissiez les faire valoir. Qu'il s'agisse d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité ou encore d'un droit de retirer le consentement, les services sont mobilisés pour répondre à vos demandes. Si besoin, votre contact privilégié reste le délégué à la protection des données de la commune joignable à l'adresse dpo@meylan.fr

Dans le cas où vous seriez concerné, nous vous invitons à introduire une réclamation auprès de la CNIL depuis le lien suivant.